Need PM... urgent!
Yap, gw uda mo cuti hamil, tapi belum ada yang bisa gantiin gw secara tepat. Orangnya sih uda ada, tp kayanya belum tepat deh. Masih banyak bingung, banyak nanya, gak tau harus ngapain.
Beda banget dengan PM yang gantiin gw pas gw cuti hamil pertama. Mungkin karena jam terbangnya juga uda banyak, senior, biasa handle project gede beresiko tinggi. Gw pun hand over kerjaan sama dia dengan tenang. Cuti gak diganggu sama sekali. Balik dari cuti tau2 Phase 1 uda live...
Klo sekarang?
Nangis bombaaay... sebenernya dia punya pengalaman kerja uda lama, tapi belum pernah jadi PM. Pikirannya masih technical minded banged, terlalu detail jadi gak bisa grab overal picture dengan cepat. Trus apa2 serba bingung, gimana harus ngadepin client juga masih diajarin. Hufff... kayanya bakalan repot nih...
Emang ya, jadi PM itu tanggungjawabnya besar. Jangan dikira terjun di project means bisa seenak2nya atur waktu kerja. Bisa dateng siang, pulang cepet. Emang hal itu memungkinkan, asal semua kerjaan lu selesai on time. Semua deliverables selesai tepat waktu. Tapi jarang, bahkan hampir tidak pernah ada kasus bisa diselesaikan klo kita tidak day to day memantau progress. Itu lah kerjaan PM!
Dan bukan hanya itu. Klo ada masalah dengan client, PM juga yang harus maju ke depan jadi bemper. Dikejar2 tagihan sama boss, PM juga yang tanggungjawab. Ada kendala dalam team, masalah teknis, masalah logic, masalah business... any kind of problem that happened in project... adalah tugas PM untuk menyelesaikan. Mo project cuma 2 bulan ato 2 taon sampe berphase-phase... ya PM harus bisa handle, gak bisa milih cuma mau project yang enak. Karena gak ada project yang enak!
Sepanjang karir gw selama hampir 12 taon, kira2 10 taon gw dijadiin PM, tapi selama itu gw terus belajar dan belajar. Dari tiap project gw belajar sesuatu. Yang terpenting adalah belajar strategi, gimana ngadepin client, gimana ngadepin project mandek, kapan harus make decision, kapan harus hold, kapan harus tegas baik sama client ato sama team. Harus punya power di depan client maupun team. Klo gak bisa tegas dan gak punya power, gak usah jadi PM. Harus berani jadi "bad cop", bilang "tidak" jika memang harus tidak. Bilang "iya" klo uda jadi kewajiban dan do it as ur part of responsibility... Jangan bilang "iya" di depan, tapi "tidak" dilakukan di belakang, bisa dicincang2 sama orang lu. Lebih parah lagi klo uda gak dipercaya. Lebih baik bilang "pertimbangkan" atau "hold" atau "gak janji" jika perlu discuss dan eskalasi. Tapi untuk setiap pertimbangan yang dibuat harus terlihat elegant, dengan alasan yang kuat. Jangan keliatan karena gak ngerti ato karena bego, itu bisa dibantai juga. Pokoke harus pinter2 ngomong di depan client.
Client paling suka menguji. Mereka tau klo kita uda punya pengalaman ato niubi ato bego. Jangan pernah keliatan bego di depan client, even emang sebenernya kita gak ngerti apa2. Klo emang beneran gak ngerti, simpan pertanyaan dalam hati, cari tau di belakang. Klo perlu seret orang dengan jabatan lebih tinggi ato senior untuk mendampingi supaya kita gak kehilangan kepercayaan diri di depan client. PD, punya power... itu sangat penting di awal kita memulai suatu project. Klo kita gak bisa tunjukin itu, posisi kita akan lemah di mata client. Klo PM dianggap remeh, jangan harap team lu dipercaya untuk handle project.
Uda berapa kasus project lain yang team-nya dipulangin (not my project!) karena ya itu... gak ada yang berani ngotot di depan. Klo gw sih, bukan cuma sekali dua kali diremehin client. Sering! Tapi perlu ngotot dan tunjukin klo lu bisa... jangan mau dibantai, diremehin di setiap miting. Dia nada tinggi, lu jangan pasrah. Bukan dengan ikutan nada tinggi. Tetep kalem, cool down, jaga wibawa. Caranya harus tetep profesional...
Gw sih uda kebal lah ngadepin berbagai karakter client. Mulai dari dilemparin dokumen, dicibir, dilaporin ke boss klo team gw gak perform. Tapi gw tetep maju, dengan pengetahuan baru di setiap miting. Gw noted mana client yang tipenya pelit ilmu, mana yang welcome. Gw coba deketin yang welcome, gw ajak jadi sekutu, gw cari ilmu dari dia... Next miting, gw uda tau banyak!
Ngadepin team sendiri juga gak gampang lho. Mereka kadang susah diatur. Apalagi klo uda senior. Maunya sendiri2. Lagi2, PM harus tegas. Paling gampang adalah balik lagi ke job desc masing2. Kasih deadline bagi tiap PIC. Jangan bosen2 tagih, klo perlu tiap hari. Palingan pada muntah darah tiap pagi gw absen satu2 untuk lapor status kerjaannya. Berantem sama team sendiri (terutama yang senior)? Hahahaha, uda berkali2. Ya klo emang harus diributin, ya ribut lah. Klo emang gak cocok, ya udah... emang gak cocok mo diapain? Gak selamanya perbuatan kita disukai orang lain, dan kita tidak bisa selalu menyenangkan orang lain. Satu2nya cara untuk membuat mereka respect pada PM-nya adalah, PM harus bisa make decision untuk setiap keraguan, solve tiap masalah yang timbul, dan gak boleh lembek sama anak buah... klo salah ya tegor, mo dia lebih senior ato apa pun lah.
Selain anak buah yang galak, ada juga anak buah yang gak perform. Klo yang tipe gini bikin lebih capek ati. Klo gak disuruh, gak ada motivasi utk jalan sendiri. Repot juga klo harus memantau terus-menerus. Caranya adalah, kasih dia kerjaan, kasih deadline dengan konsekuensi. Klo masih gak perform dalam satu project, gak usah dipake di project berikut. Serius! Bodo amat dibilang kejam... Soale yang tipe gitu berarti gak bisa diajak maju, akhirnya akan jadi penghambat bagi yang lain...
Hal lain yang harus disadari oleh PM adalah, never put burden on ur shoulder. Lu punya team, bagi2 ke yang lain. Jangan handle sendiri, mabok! Suruh anak buah lu maju temuin client. Klo mereka mentok, baru eskalasi ke PM. Itulah gunanya PM. Klo belum apa2 PM yang uda maju duluan, klo ada problem, mo eskalasi ke sapa? Boss di kantor? Boss sibuk jualan, jangan terlalu ngarep dia selalu available untuk dimintain bantuan. Atur anak buah supaya jangan kerja di balik komputer mulu. Ajarin mereka gimana cara komunikasi baik verbal maupun non verbal. Dan hal yang penting juga, semua komunikasi yang menyangkut komitmen, appointment harus via email, tertulis dengan jelas, libatkan semua pihak terkait. Next time klo ada masalah di project, lu bisa pake email itu sebagai bukti siapa yang gak aware dengan masalah ini. Klo gak ada bukti, dengan gampangnya client akan menimpakan masalah pada vendor... itu biasa banget terjadi.
Selanjutnya, jangan pernah nunda kerjaan. Makanya jadi PM gak boleh males. Sapa bilang PM bisa ongkang2 kaki. Klo ada mandek di bagian tertentu, ya dia harus turun. Programmer bilang programnya error, PM harus duduk di samping programmer, trouble shooting coding baris per baris sampe nemuin errornya. Business Analyst bilang user gak bisa finalisasi design, PM harus langsung arrange meeting dengan pihak terkait, kasih deadline bagi masing2 personel. Telat bukan cuma beban vendor, tapi juga client. Siapa yang menyebabkan telat, dia harus bertanggungjawab. System Analyst kebingungan design struktur table dan flow, lagi2 PM harus bantu kasih input. Pokoke sebagai PM harus siap ACT as ANYTHING! In case ada yang resign, lu harus tau dia sebagai apa, kerjanya apa... bagus klo ada yang gantiin, klo gak ada ya sementara dihandle PM.
Urusan dokumentasi juga penting. Semua dokumen harus tersusun rapih, baik hardcopy, softcopy, scan version. Terutama yang berhubungan dengan deliverables, sign-off, tagihan, kontrak. Wah-wah-wah, itu harus dijaga bagai menjaga harta karun. Lu boleh punya admin, tapi tetep harus di bawah pengawasan lu langsung. Pengalaman gw, punya admin percuma. Mereka cuma tau itu dokumen, gak tau urgency-nya apa. Klo ditanya: mana dokumen A, jawabnya cuma: gak tau... Mo apa lu???? Ngiderin sign-off lagi? Bisa berbulan2 kaleee :))
Terakhir, PM harus kebal kritik, muka tebok, mental baja. Jangan dikira gw super jagoan. Gw juga masih sering bingung, gak tau harus buat keputusan... sampe pernah dikritik sama senior: lu PM kok gak berani make decision? Nah itu dia yang paling membedakan seorang PM dengan team lain. Walau beban uda lu bagi2 ke team, tetap decision is on your hand! Kadang emang berat bikin keputusan. Tapi tetap harus ada keputusan, maju ato mundur. Jangan di tengah2, itu menyiksa team dan memperlambat project. Klo gak sanggup memutuskan, jangan ragu2 untuk segera eskalasi.
Yah itu lah PM... I do really need someone who can subtitute me. Perlu regenerasi PM nih. Uda saatnya gw melangkah ke level yang lebih tinggi, yang lebih challenging. Harusnya sekarang uda ada bibit2 PM baru, dan gw tinggal supervise mereka aja. Orang yang akan gantiin gw sih rencananya emang yang bakalan di-develop jadi PM. Tapi kok masih kurang mantep aja gitu... boss suruh gw sabar... masalahnya waktu gw uda gak banyak (uda mo cutiiiiiiiiiiiiii), sementara project gw sebenernya tinggal dikit lagi kelar. Gw cuma worry, gara2 dihandle orang yang kurang pengalaman, malah jadi tambah molor :(
Pasrah lah... apapun yang terjadi nanti toh gw juga gak bisa ngapa2in karena lagi cuti... Paling sekarang gw cuma bisa encourage masing2 team untuk tetap semangat.
Pesen terakhir gw kepada team: Dont just wait, everyday should have progress... no progress means you can't handle alone, means you have to escalate...
Yap, gw uda mo cuti hamil, tapi belum ada yang bisa gantiin gw secara tepat. Orangnya sih uda ada, tp kayanya belum tepat deh. Masih banyak bingung, banyak nanya, gak tau harus ngapain.
Beda banget dengan PM yang gantiin gw pas gw cuti hamil pertama. Mungkin karena jam terbangnya juga uda banyak, senior, biasa handle project gede beresiko tinggi. Gw pun hand over kerjaan sama dia dengan tenang. Cuti gak diganggu sama sekali. Balik dari cuti tau2 Phase 1 uda live...
Klo sekarang?
Nangis bombaaay... sebenernya dia punya pengalaman kerja uda lama, tapi belum pernah jadi PM. Pikirannya masih technical minded banged, terlalu detail jadi gak bisa grab overal picture dengan cepat. Trus apa2 serba bingung, gimana harus ngadepin client juga masih diajarin. Hufff... kayanya bakalan repot nih...
Emang ya, jadi PM itu tanggungjawabnya besar. Jangan dikira terjun di project means bisa seenak2nya atur waktu kerja. Bisa dateng siang, pulang cepet. Emang hal itu memungkinkan, asal semua kerjaan lu selesai on time. Semua deliverables selesai tepat waktu. Tapi jarang, bahkan hampir tidak pernah ada kasus bisa diselesaikan klo kita tidak day to day memantau progress. Itu lah kerjaan PM!
Dan bukan hanya itu. Klo ada masalah dengan client, PM juga yang harus maju ke depan jadi bemper. Dikejar2 tagihan sama boss, PM juga yang tanggungjawab. Ada kendala dalam team, masalah teknis, masalah logic, masalah business... any kind of problem that happened in project... adalah tugas PM untuk menyelesaikan. Mo project cuma 2 bulan ato 2 taon sampe berphase-phase... ya PM harus bisa handle, gak bisa milih cuma mau project yang enak. Karena gak ada project yang enak!
Sepanjang karir gw selama hampir 12 taon, kira2 10 taon gw dijadiin PM, tapi selama itu gw terus belajar dan belajar. Dari tiap project gw belajar sesuatu. Yang terpenting adalah belajar strategi, gimana ngadepin client, gimana ngadepin project mandek, kapan harus make decision, kapan harus hold, kapan harus tegas baik sama client ato sama team. Harus punya power di depan client maupun team. Klo gak bisa tegas dan gak punya power, gak usah jadi PM. Harus berani jadi "bad cop", bilang "tidak" jika memang harus tidak. Bilang "iya" klo uda jadi kewajiban dan do it as ur part of responsibility... Jangan bilang "iya" di depan, tapi "tidak" dilakukan di belakang, bisa dicincang2 sama orang lu. Lebih parah lagi klo uda gak dipercaya. Lebih baik bilang "pertimbangkan" atau "hold" atau "gak janji" jika perlu discuss dan eskalasi. Tapi untuk setiap pertimbangan yang dibuat harus terlihat elegant, dengan alasan yang kuat. Jangan keliatan karena gak ngerti ato karena bego, itu bisa dibantai juga. Pokoke harus pinter2 ngomong di depan client.
Client paling suka menguji. Mereka tau klo kita uda punya pengalaman ato niubi ato bego. Jangan pernah keliatan bego di depan client, even emang sebenernya kita gak ngerti apa2. Klo emang beneran gak ngerti, simpan pertanyaan dalam hati, cari tau di belakang. Klo perlu seret orang dengan jabatan lebih tinggi ato senior untuk mendampingi supaya kita gak kehilangan kepercayaan diri di depan client. PD, punya power... itu sangat penting di awal kita memulai suatu project. Klo kita gak bisa tunjukin itu, posisi kita akan lemah di mata client. Klo PM dianggap remeh, jangan harap team lu dipercaya untuk handle project.
Uda berapa kasus project lain yang team-nya dipulangin (not my project!) karena ya itu... gak ada yang berani ngotot di depan. Klo gw sih, bukan cuma sekali dua kali diremehin client. Sering! Tapi perlu ngotot dan tunjukin klo lu bisa... jangan mau dibantai, diremehin di setiap miting. Dia nada tinggi, lu jangan pasrah. Bukan dengan ikutan nada tinggi. Tetep kalem, cool down, jaga wibawa. Caranya harus tetep profesional...
Gw sih uda kebal lah ngadepin berbagai karakter client. Mulai dari dilemparin dokumen, dicibir, dilaporin ke boss klo team gw gak perform. Tapi gw tetep maju, dengan pengetahuan baru di setiap miting. Gw noted mana client yang tipenya pelit ilmu, mana yang welcome. Gw coba deketin yang welcome, gw ajak jadi sekutu, gw cari ilmu dari dia... Next miting, gw uda tau banyak!
Ngadepin team sendiri juga gak gampang lho. Mereka kadang susah diatur. Apalagi klo uda senior. Maunya sendiri2. Lagi2, PM harus tegas. Paling gampang adalah balik lagi ke job desc masing2. Kasih deadline bagi tiap PIC. Jangan bosen2 tagih, klo perlu tiap hari. Palingan pada muntah darah tiap pagi gw absen satu2 untuk lapor status kerjaannya. Berantem sama team sendiri (terutama yang senior)? Hahahaha, uda berkali2. Ya klo emang harus diributin, ya ribut lah. Klo emang gak cocok, ya udah... emang gak cocok mo diapain? Gak selamanya perbuatan kita disukai orang lain, dan kita tidak bisa selalu menyenangkan orang lain. Satu2nya cara untuk membuat mereka respect pada PM-nya adalah, PM harus bisa make decision untuk setiap keraguan, solve tiap masalah yang timbul, dan gak boleh lembek sama anak buah... klo salah ya tegor, mo dia lebih senior ato apa pun lah.
Selain anak buah yang galak, ada juga anak buah yang gak perform. Klo yang tipe gini bikin lebih capek ati. Klo gak disuruh, gak ada motivasi utk jalan sendiri. Repot juga klo harus memantau terus-menerus. Caranya adalah, kasih dia kerjaan, kasih deadline dengan konsekuensi. Klo masih gak perform dalam satu project, gak usah dipake di project berikut. Serius! Bodo amat dibilang kejam... Soale yang tipe gitu berarti gak bisa diajak maju, akhirnya akan jadi penghambat bagi yang lain...
Hal lain yang harus disadari oleh PM adalah, never put burden on ur shoulder. Lu punya team, bagi2 ke yang lain. Jangan handle sendiri, mabok! Suruh anak buah lu maju temuin client. Klo mereka mentok, baru eskalasi ke PM. Itulah gunanya PM. Klo belum apa2 PM yang uda maju duluan, klo ada problem, mo eskalasi ke sapa? Boss di kantor? Boss sibuk jualan, jangan terlalu ngarep dia selalu available untuk dimintain bantuan. Atur anak buah supaya jangan kerja di balik komputer mulu. Ajarin mereka gimana cara komunikasi baik verbal maupun non verbal. Dan hal yang penting juga, semua komunikasi yang menyangkut komitmen, appointment harus via email, tertulis dengan jelas, libatkan semua pihak terkait. Next time klo ada masalah di project, lu bisa pake email itu sebagai bukti siapa yang gak aware dengan masalah ini. Klo gak ada bukti, dengan gampangnya client akan menimpakan masalah pada vendor... itu biasa banget terjadi.
Selanjutnya, jangan pernah nunda kerjaan. Makanya jadi PM gak boleh males. Sapa bilang PM bisa ongkang2 kaki. Klo ada mandek di bagian tertentu, ya dia harus turun. Programmer bilang programnya error, PM harus duduk di samping programmer, trouble shooting coding baris per baris sampe nemuin errornya. Business Analyst bilang user gak bisa finalisasi design, PM harus langsung arrange meeting dengan pihak terkait, kasih deadline bagi masing2 personel. Telat bukan cuma beban vendor, tapi juga client. Siapa yang menyebabkan telat, dia harus bertanggungjawab. System Analyst kebingungan design struktur table dan flow, lagi2 PM harus bantu kasih input. Pokoke sebagai PM harus siap ACT as ANYTHING! In case ada yang resign, lu harus tau dia sebagai apa, kerjanya apa... bagus klo ada yang gantiin, klo gak ada ya sementara dihandle PM.
Urusan dokumentasi juga penting. Semua dokumen harus tersusun rapih, baik hardcopy, softcopy, scan version. Terutama yang berhubungan dengan deliverables, sign-off, tagihan, kontrak. Wah-wah-wah, itu harus dijaga bagai menjaga harta karun. Lu boleh punya admin, tapi tetep harus di bawah pengawasan lu langsung. Pengalaman gw, punya admin percuma. Mereka cuma tau itu dokumen, gak tau urgency-nya apa. Klo ditanya: mana dokumen A, jawabnya cuma: gak tau... Mo apa lu???? Ngiderin sign-off lagi? Bisa berbulan2 kaleee :))
Terakhir, PM harus kebal kritik, muka tebok, mental baja. Jangan dikira gw super jagoan. Gw juga masih sering bingung, gak tau harus buat keputusan... sampe pernah dikritik sama senior: lu PM kok gak berani make decision? Nah itu dia yang paling membedakan seorang PM dengan team lain. Walau beban uda lu bagi2 ke team, tetap decision is on your hand! Kadang emang berat bikin keputusan. Tapi tetap harus ada keputusan, maju ato mundur. Jangan di tengah2, itu menyiksa team dan memperlambat project. Klo gak sanggup memutuskan, jangan ragu2 untuk segera eskalasi.
Yah itu lah PM... I do really need someone who can subtitute me. Perlu regenerasi PM nih. Uda saatnya gw melangkah ke level yang lebih tinggi, yang lebih challenging. Harusnya sekarang uda ada bibit2 PM baru, dan gw tinggal supervise mereka aja. Orang yang akan gantiin gw sih rencananya emang yang bakalan di-develop jadi PM. Tapi kok masih kurang mantep aja gitu... boss suruh gw sabar... masalahnya waktu gw uda gak banyak (uda mo cutiiiiiiiiiiiiii), sementara project gw sebenernya tinggal dikit lagi kelar. Gw cuma worry, gara2 dihandle orang yang kurang pengalaman, malah jadi tambah molor :(
Pasrah lah... apapun yang terjadi nanti toh gw juga gak bisa ngapa2in karena lagi cuti... Paling sekarang gw cuma bisa encourage masing2 team untuk tetap semangat.
Pesen terakhir gw kepada team: Dont just wait, everyday should have progress... no progress means you can't handle alone, means you have to escalate...
No comments:
Post a Comment